Política de Tratamiento de Datos Personales
RAZÓN SOCIAL:
MILLION DOLLAR BRANDS S.A.S.
NIT:
NIT 902.039.256-1
REPRESENTANTE LEGAL:
JUAN MIGUEL ARREDONDO MONSALVE (C.C. 1.113.620.284 de Cali)
DIRECCION:
AK 4 Oeste No. 3 - 104
CORREO OFICIAL HABEAS DATA:
infobilliondollarcompany@gmail.com
REPRESENTANTE LEGAL:
Juan Miguel Arredondo Monsalve (C.C. 1.113.620.284 de Cali)
MARCO NORMATIVO:
Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 1074 de 2015, Decreto 090 de 2018, Ley 2365 de 2024, Ley 2466 de 2025 y Circulares Explicativas de la SIC.
CAPÍTULO I. OBJETIVO, ALCANCE Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política Integral de Tratamiento de Datos Personales establece los principios, términos, garantías y procedimientos institucionales aplicados por MILLION DOLLAR BRANDS S.A.S. (en adelante, MDB), en su condición de responsable del Tratamiento, para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión internacional, supresión y protección de los datos personales manejados en el desarrollo de su objeto social.
La Política aplica de manera universal a todas las bases de datos automatizadas y físicas bajo administración de MDB, abarcando los datos de leads, prospectos comerciales, clientes de consultoría estratégica y marca, usuarios de programas de mentoría comercial y aceleración (DWY), trabajadores directos, candidatos en procesos de selección, contratistas, aliados comerciales y laboratorios de maquila o desarrollo referidos.
CAPÍTULO II. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO
De conformidad con el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, MDB garantiza la aplicación estricta de los siguientes principios rectores:
a) Principio de Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada que se sujeta estrictamente a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de Finalidad: El tratamiento responde a una finalidad legítima conforme a la Constitución y la Ley, la cual es informada de manera clara al titular antes o al momento de la recolección.
c) Principio de Libertad: El tratamiento solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización.
d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos o fraccionados.
e) Principio de Transparencia: En el tratamiento se garantiza el derecho del titular a obtener del responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones legales. Los datos solo serán tratados por personal autorizado.
g) Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
h) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con MDB.
CAPÍTULO III. TRATAMIENTO Y FINALIDADES ESPECÍFICAS POR GRUPOS DE INTERÉS
Los datos personales recolectados por MDB serán tratados para las siguientes finalidades específicas según la categoría del titular:
3.1. Leads y Prospectos Comerciales
Contacto comercial por vía telefónica, correo electrónico, mensajería instantánea (WhatsApp, Telegram) o redes sociales.
Agendamiento y desarrollo de llamadas de calificación comercial y filtro estratégico (triage ventas).
Envío de propuestas comerciales, cotizaciones, invitaciones a webinars, eventos virtuales y nutrición de contenidos educativos de marketing y desarrollo de producto.
3.2. Clientes de Consultoría Estratégica, Mentoría y Aceleración Comercial
Ejecución formal y desarrollo del Contrato Marco de Consultoría y sus etapas de estructuración de marca, Naming, Brandbook, pricing y ruta de mercado.
Creación de credenciales y provisión de acceso seguro a la plataforma corporativa MDB, calculadora financiera, tableros de seguimiento y contenidos formativos.
Habilitación de accesos a canales operativos y educativos de MDB (tales como Skool, Slack corporativo, salas virtuales de Zoom, Google Workspace y CRM).
Gestión de facturación electrónica, trámite de pagos, soporte continuo de Customer Success y evaluación periódica de satisfacción del servicio.
3.3. Autorización para el Uso Comercial de Marcas, Logotipos, Imagen e Indicadores de Éxito (NUEVA CLÁUSULA CORPORATIVA)
De conformidad con la naturaleza de los servicios de consultoría, desarrollo de producto y aceleración comercial prestados por MDB, los clientes autorizan de manera previa, expresa e informada a MDB para incorporar en su portafolio de servicios, sitio web institucional, redes sociales, plataforma Skool, presentaciones comerciales y material promocional, la denominación social, marca, logotipo, empaques desarrollados, testimonios e indicadores generales de resultados y caso de éxito derivados del proyecto.
Esta utilización se realizará exclusivamente con fines de referencia comercial, demostración de experiencia profesional y posicionamiento institucional de MDB, garantizando en todo momento el respeto por la reputación del cliente y sin revelar datos financieros confidenciales no autorizados expresamente.
3.4. Grabación de Llamadas Comerciales, Triage y Sesiones de Coaching
Las interacciones telefónicas, llamadas de triage y sesiones virtuales de acompañamiento o coaching comercial podrán ser grabadas en audio y/o video previa lectura de la autorización verbal informada al inicio de la sesión. Dichas grabaciones tendrán como finalidades exclusivas: (i) Auditoría de calidad y control de procesos internos; (ii) Entrenamiento continuo del equipo de consultores y closers de ventas; y (iii) Soporte probatorio de la aceptación de términos y perfeccionamiento de acuerdos contractuales de conformidad con la Ley 527 de 1999.
3.5. Trabajadores, Aspirantes y Ex-Colaboradores
Adelantar procesos de selección, evaluación psicotécnica, verificación de antecedentes académicos, laborales, judiciales y disciplinarios (KYC).
Formalización del contrato individual de trabajo, vinculación al Sistema General de Seguridad Social Integral (PILA) y gestión de nómina.
Cumplimiento de las obligaciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), prevención del acoso laboral y acoso sexual (Ley 2365/24) y auditoría de llamadas.
3.6. Proveedores, Laboratorios de Maquila y Contratistas
Verificación de capacidad técnica, registros sanitarios INVIMA, cumplimiento tributario y evaluación de listas restrictivas (SAGRILAFT/LAFT-FPADM).
Gestión de órdenes de servicio, coordinación de maquetas y muestras, liquidación de comisiones y pagos por transferencias bancarias.
CAPÍTULO IV. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES (NUEVA CLÁUSULA CORPORATIVA)
En el desarrollo normal de su operación digital, MDB utiliza herramientas tecnológicas y plataformas de software como servicio (SaaS) cuyos servidores e infraestructuras de almacenamiento se encuentran alojados fuera del territorio colombiano (tales como Google Workspace, Slack, Zoom, Skool, servidores CRM en la nube e infraestructura de la plataforma MDB).
De conformidad con el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, los titulares de la información autorizan expresamente a MDB para transmitir o transferir sus datos personales a dichos proveedores tecnológicos internacionales en calidad de Encargados del Tratamiento. MDB garantiza que dichos proveedores cuentan con estándares internacionales adecuados de seguridad de la información, confidencialidad y protección de datos, celebrando cuando corresponda los respectivos Contratos de Transmisión de Datos Personales (Data Processing Agreements - DPA).
CAPÍTULO V. EXENCIÓN DEL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD - SIC) (NUEVA CLÁUSULA ACLARATORIA)
De conformidad con el Decreto 090 del 17 de abril de 2018 (que modificó el Decreto 1074 de 2015), la obligación de inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) aplica exclusivamente a personas jurídicas con activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT).
MDB ratifica su condición legal de Microempresa conforme a su matrícula mercantil y certificación del RUES. En consecuencia, MDB se encuentra plenamente exonerada de la obligación legal de inscribir sus bases de datos en el RNBD ante la SIC. Sin embargo, dicha exoneración no exime a MDB del cumplimiento riguroso de la totalidad de los principios, obligaciones, medidas de seguridad y procedimientos de protección al titular consagrados en la Ley 1581 de 2012.
CAPÍTULO VI. CONSERVACIÓN, TRAZABILIDAD Y CUSTODIA DE EVIDENCIA DE AUTORIZACIÓN (NUEVA CLÁUSULA DE CONTROL)
En cumplimiento del artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, MDB mantendrá bajo estricta custodia y ordenamiento digital la prueba de la autorización otorgada por los titulares para el tratamiento de sus datos personales.
Dependiendo del canal de recolección, MDB conservará la evidencia de la autorización mediante los siguientes soportes:
a) Formularios Web y Opt-in Digital: Registros de fecha, hora, dirección IP y aceptación de casillas de verficación (opt-in) guardados automáticamente en el CRM corporativo.
b) Llamadas Comerciales y Triage: Archivos de audio digital con la grabación del guion verbal de autorización aceptado al inicio de la interacción.
c) Contratos y Documentos Físicos/Electrónicos: Cláusulas expresas de autorización incluidas en los contratos de prestación de servicios o contratos de trabajo debidamente firmados.
CAPÍTULO VII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tratados por MDB gozan de los siguientes derechos fundamentales:
1. Acceso y Rectificación: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MDB. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Prueba de Autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada a MDB, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento de conformidad con la ley.
3. Información de Uso: Ser informado por MDB, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Quejas ante la SIC: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y demás normas que la modifiquen.
5. Revocatoria y Supresión: Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceso Gratuito: Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
CAPÍTULO VIII. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS (PQRS HABEAS DATA)
Los titulares de la información o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión y revocatoria mediante comunicación escrita dirigida al canal oficial designado:
Correo Electrónico Oficial: infobilliondollarcompany@gmail.com
Dirección Física de Notificación: AK 4 Oeste # 3-104, Cali, Valle del Cauca, Colombia
Responsable de Atención: Oficial de Cumplimiento / Área Legal MDB
8.1. Tramitación de Consultas
Los titulares o sus apoderados podrán consultar la información personal que reposa en las bases de datos de MDB. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8.2. Tramitación de Reclamos (Rectificación, Supresión y Revocatoria)
El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrá presentar un reclamo bajo las siguientes reglas:
1. Requisitos de la Solicitud: El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a MDB con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
2. Requerimiento de Subsanación: Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. Leyenda de Reclamo en Trámite: Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga 'reclamo en trámite' y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
4. Término de Respuesta: El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, sin exceder de ocho (8) días hábiles siguientes.
CAPÍTULO IX. MEDIDAS DE SEGURIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y CONTROL DE ACCESO
MDB ha adoptado medidas de seguridad lógicas, técnicas, administrativas y físicas para proteger los datos personales contra destrucción accidental o ilícita, pérdida, alteración, divulgación o acceso no autorizado.
a) Seguridad Lógica: Autenticación de doble factor (2FA) para el acceso a las cuentas corporativas de Google Workspace, Slack, Zoom y CRM.
b) Control de Accesos: Control estricto de roles y privilegios de acceso, restringiendo la visualización de bases de datos exclusivamente al personal autorizado.
c) Compromisos de Confidencialidad: Firma obligatoria de acuerdos de confidencialidad y secreto profesional por parte de todos los empleados, consultores y contratistas independientes.
CAPÍTULO X. VIGENCIA, CONTROL DE CAMBIOS Y APROBACIÓN CORPORATIVA
La presente Política rige a partir de la fecha de su aprobación y expedición. Las bases de datos bajo administración de MDB se mantendrán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas o durante el término legal o contractual aplicable.
Aprobado y expedido formalmente en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, a los 20 días del mes de septiembre de 2026.
_____________________________________________________MILLION DOLLAR BRANDS S.A.S.JUAN MIGUEL ARREDONDO MONSALVERepresentante Legal PrincipalC.C. No. 1.113.620.284 de Calima DariénNIT 902.039.256-1